Як зберігати чеки РРО, щоб вони не вицвітали

Часто бухгалтери стикаються з тим, що касові чеки, що підколоті чи підклеєні до авансових звітів, надто швидко вицвітають. Як мінімум, вони повинні зберігатися десь три з половиною роки – це той мінімальний строк, протягом якого податківці можуть провести перевірку. Нерідко буває так, що чеки не витримують такого зберігання, адже вони друкуються на термопапері, і нанесені термопринтером символи можуть зникнути.

Чекова стрічка — папір зі спеціальним покриттям, що змінює колір в локальній точці, де відбувається нагрівання. Друк проводиться за допомогою термопринтера. Такий папір використовується в автоматичних вагах, касових апаратах, факс-апаратах, банкоматах, платіжних терміналах та медичному обладнанні.

Але ж чек – це первинний документ, що підтверджує витрати підзвітної особи. Ящо він вицвітає, то витрати стають непідтвердженими – зі всіма наслідками при податкових перевірках… Навіть ксерокопія чека при перевірці не врятує, адже це вже не оригінальній документ, а копія.

Універсальної рятувальної таблетки немає, до тих пір, поки виробники РРО не придумають щось інше, ніж друк чеків на термопапері.

Зараз я хочу поділитися своїм досвідом зберігання чеків з 2010 року, які збереглися майже всі. Вицвіли лише ті чеки, які я приколола до авансових звітів без будь-якого захисту.

На цьому фото — чек від 2010 року, який був підколотий до авансового звіту лицем догори, та зберігався у звичайному картонному швидкозшивачу. Тут важкувато розібрати, що на ньому написано.

Наступний чек був підколотий до авансового звіту лицем униз і зберігся трохи краще:

Потім я зробила паперовий конвертик, поклала в нього чеки та підколола цей конверт до авансового звіту. За бажанням на конверті можна навести додаткову інформацію про чеки — скільки їх там, дати, суми тощо.

Ось декілька чеків з цього конверта. Чек з Оптіма-Ойл зберігся прекрасно. Напевне, йому просто повезло – якісний друк, зберігання без механічних впливів тощо.

А це — чеки з конверта до авансового звіту від грудня 2012 року.

Темрява, тиша, спокій — найкращі друзі чеків на термопапері.

Клей, світло, перегортання, зайві рухи — їхні вороги.